What is the role of a local couuncillor?

This blog is written and translated with the help of ChatGPT. It is based on my prompts and things that I have been telling our councillors since 2008 when some of them were being used by the local council to face the wrath of the people, at a time when local council staff were looking at them as inexperienced people. Of all the local councillors that I have dealt with, only three stand out: Lee Khai Loon (now Machang Bubok Penang state consituency), Chan Chee Kong and Chua Yee Ling (who became state assemblywoman of Kuala Sepetang, Perak).

This is a sample of an organisational chart of a local council based in Penang, where its 24 councillors have direct access to the mayor thus, bypassing any problematic department head within the council. 

ENGLISH VERSION

A Local Councillor: A Representative of the People or Merely a Council Functionary?

A local councillor is appointed to represent the interests of the community, not merely to support the local authority or defend its shortcomings. Under Section 10 of the Local Government Act 1976, councillors are appointed by the State Authority. Their role should therefore be measured by how effectively they represent residents, bring local problems to the attention of the relevant departments and pursue solutions.

Representing the People, Not Merely Passing on Complaints

A councillor should act as a bridge between residents and the local authority. When residents raise concerns about potholes, clogged drains, illegal rubbish dumps, poor waste collection or damaged public facilities, the councillor should help ensure that these matters receive attention and are followed up until a solution is found.

This does not mean that councillors must personally inspect every road, drain and public facility in their townships. That would be impractical for any individual. Instead, they should work with residents, community associations and relevant council departments to identify problems and address them systematically. A good councillor should also be proactive, helping the local authority identify problems before residents have to lodge formal complaints.

Residents Can Help Keep Their Neighbourhoods in Order

During the tenure of former local councillor Lee Khai Loon, I suggested that regular road audits be conducted with residents taking responsibility for monitoring the roads in their respective neighbourhoods.

The idea was simple: residents who use a particular road every day are often best placed to notice potholes, deteriorating road conditions, damaged facilities and other maintenance problems. They could report their findings to the councillor or the relevant council department for action.

Such a system would distribute the monitoring effort across the community rather than leave the entire responsibility to one councillor. The councillor could coordinate the reports, follow up with the relevant departments and check whether the necessary work had been completed. This is how community participation and effective local representation can work together.

When the Local Authority Fails to Act

A councillor's responsibility should not end after forwarding a complaint to a council department. If the department repeatedly fails to address a problem, the councillor should follow up and seek an explanation.

If the local authority remains unresponsive, the councillor should escalate the unresolved matter to the relevant state authority for intervention. Section 9 of the Local Government Act 1976 empowers the State Authority to issue general directions to local authorities concerning matters affecting the interests of their areas. This provides a legal basis for state-level oversight, although the specific response will depend on the circumstances.

The principle is straightforward: unresolved problems should not be allowed to persist simply because the relevant department has failed to act. Where appropriate, the state authority should intervene, seek explanations from the local authority and take the necessary steps to ensure that the matter receives proper attention.

My Experience: Acting as a Citizen's Eyes on the Ground

Even though I was not a councillor, I helped the former mayor of Petaling Jaya (MBPJ) by bringing local problems to his attention. In my experience, he was responsive and took steps to have the issues addressed. This demonstrates that ordinary citizens can also serve as the eyes and ears on the ground, helping the local authority identify problems that require attention.

My experience elsewhere, however, was disappointing. I raised concerns that illegal rubbish dumps were appearing in numerous places across a neighbourhood. I questioned how these heaps of rubbish could continue to appear almost everywhere without the problems being noticed and the relevant waste management contractor, KDEB Waste Management, being alerted to clean them up.

Instead of seeing the problem addressed through effective local representation, I ended up going around the area taking photographs of the rubbish heaps to document the situation.

The issue is not that a councillor should personally patrol every street or take every photograph. The question is why a problem of this scale appeared to go unnoticed or unaddressed despite complaints being raised in a chat group that included the councillor. If an ordinary resident can identify and document these problems, surely the appointed representative should be able to coordinate the necessary follow-up with the relevant authorities.

Accountability Is Part of Public Service

A councillor should work constructively with council officers, but cooperation must not become an excuse for inaction. Nor should a councillor merely forward complaints without checking whether anything has been done.

The role requires initiative, persistence and accountability. Councillors should encourage residents to participate in monitoring their neighbourhoods, bring recurring problems to the attention of the relevant departments, follow up on outstanding complaints and escalate unresolved matters to the state authority when necessary.

Ultimately, councillors are appointed to represent the public. Their effectiveness should be judged by how diligently they pursue residents' concerns and help secure solutions, not simply by how well they maintain relations with the local authority.

A councillor's responsibility is not to do every job personally, but to help ensure that problems are identified, reported, followed up and resolved. When the local authority fails to act, the councillor should not remain silent.

VERSI BAHASA MELAYU

Ahli Majlis Tempatan: Wakil Rakyat atau Sekadar Pegawai Majlis?

Ahli majlis tempatan dilantik untuk mewakili kepentingan masyarakat, bukannya sekadar menyokong pihak berkuasa tempatan atau mempertahankan kelemahannya. Di bawah Seksyen 10 Akta Kerajaan Tempatan 1976, ahli majlis dilantik oleh Pihak Berkuasa Negeri. Oleh itu, keberkesanan mereka sepatutnya dinilai berdasarkan sejauh mana mereka memperjuangkan kepentingan penduduk, membawa masalah setempat kepada jabatan yang berkenaan dan berusaha mendapatkan penyelesaian.

Mewakili Penduduk, Bukan Sekadar Menyampaikan Aduan

Ahli majlis sepatutnya menjadi penghubung antara penduduk dengan pihak berkuasa tempatan. Apabila penduduk membangkitkan masalah seperti jalan berlubang, longkang tersumbat, pembuangan sampah haram, kutipan sampah yang tidak memuaskan atau kemudahan awam yang rosak, ahli majlis perlu membantu memastikan masalah tersebut mendapat perhatian dan tindakan susulan sehingga penyelesaian dicapai.

Ini tidak bermakna ahli majlis perlu memeriksa sendiri setiap jalan, longkang dan kemudahan awam di seluruh kawasan mereka. Tugas sedemikian tidak praktikal untuk dilakukan oleh seorang individu. Sebaliknya, mereka perlu bekerjasama dengan penduduk, persatuan komuniti dan jabatan majlis yang berkaitan untuk mengenal pasti serta menangani masalah secara sistematik. Ahli majlis yang baik juga perlu bersikap proaktif dengan membantu pihak berkuasa tempatan mengenal pasti masalah sebelum penduduk terpaksa membuat aduan rasmi.

Penduduk Boleh Membantu Menjaga Keadaan Kejiranan

Semasa Lee Khai Loon menjadi ahli majlis tempatan, saya pernah mencadangkan supaya audit jalan raya dilakukan secara berkala dengan penduduk bertanggungjawab memantau jalan di kawasan kejiranan masing-masing.

Cadangannya mudah: penduduk yang menggunakan sesuatu jalan setiap hari biasanya lebih mudah mengesan lubang jalan, keadaan jalan yang semakin rosak, kemudahan yang mengalami kerosakan dan masalah penyelenggaraan yang lain. Mereka boleh melaporkan penemuan tersebut kepada ahli majlis atau jabatan majlis yang berkaitan untuk tindakan lanjut.

Sistem seperti ini membolehkan tanggungjawab pemantauan dikongsi bersama masyarakat, bukannya diletakkan sepenuhnya di bahu seorang ahli majlis. Ahli majlis pula boleh menyelaraskan laporan, membuat susulan dengan jabatan berkenaan dan memeriksa sama ada kerja yang diperlukan telah diselesaikan. Inilah cara penyertaan masyarakat dan perwakilan tempatan yang berkesan dapat saling melengkapi.

Apabila Pihak Berkuasa Tempatan Gagal Bertindak

Tanggungjawab ahli majlis tidak sepatutnya berakhir selepas aduan disampaikan kepada jabatan majlis. Jika jabatan berkenaan berulang kali gagal menangani masalah tersebut, ahli majlis perlu membuat susulan dan mendapatkan penjelasan.

Jika pihak berkuasa tempatan masih tidak memberikan respons yang sewajarnya, ahli majlis patut membawa perkara yang belum selesai itu kepada Pihak Berkuasa Negeri yang berkenaan untuk mendapatkan campur tangan. Seksyen 9 Akta Kerajaan Tempatan 1976 memberikan kuasa kepada Pihak Berkuasa Negeri untuk mengeluarkan arahan am kepada pihak berkuasa tempatan berhubung perkara yang menjejaskan kepentingan kawasan pentadbirannya. Peruntukan ini menyediakan asas undang-undang bagi penyeliaan di peringkat negeri, walaupun tindakan khusus bergantung pada keadaan setiap kes.

Prinsipnya mudah: masalah yang tidak diselesaikan tidak sepatutnya dibiarkan berlarutan hanya kerana jabatan yang bertanggungjawab gagal bertindak. Jika wajar, Pihak Berkuasa Negeri perlu campur tangan, mendapatkan penjelasan daripada pihak berkuasa tempatan dan mengambil langkah yang perlu untuk memastikan perkara tersebut diberikan perhatian sewajarnya.

Pengalaman Saya: Menjadi Mata dan Telinga Rakyat di Lapangan

Walaupun saya bukan ahli majlis, saya pernah membantu bekas Datuk Bandar Petaling Jaya (MBPJ) dengan membawa masalah setempat kepada perhatiannya. Berdasarkan pengalaman saya, beliau memberikan respons dan mengambil langkah untuk menangani masalah yang dibangkitkan. Pengalaman ini menunjukkan bahawa rakyat biasa juga boleh menjadi mata dan telinga di lapangan bagi membantu pihak berkuasa tempatan mengenal pasti masalah yang memerlukan perhatian.

Namun, pengalaman saya di tempat lain amat mengecewakan. Saya membangkitkan kebimbangan bahawa timbunan sampah daripada pembuangan haram muncul di banyak lokasi dalam satu kawasan kejiranan. Saya mempersoalkan bagaimana timbunan sampah boleh muncul hampir di merata tempat tanpa disedari, dan mengapa kontraktor pengurusan sisa yang berkaitan, iaitu KDEB Waste Management, tidak dimaklumkan supaya kerja pembersihan dapat dilakukan.

Daripada melihat masalah itu ditangani melalui perwakilan tempatan yang berkesan, akhirnya saya sendiri terpaksa mengelilingi kawasan tersebut untuk mengambil gambar timbunan sampah sebagai bukti dan dokumentasi.

Isunya bukanlah ahli majlis perlu meronda setiap jalan atau mengambil setiap gambar sendiri. Persoalannya, mengapakah masalah sebesar ini seolah-olah tidak disedari atau tidak ditangani, walaupun aduan telah dibangkitkan dalam kumpulan sembang yang turut disertai oleh ahli majlis berkenaan? Jika seorang penduduk biasa boleh mengenal pasti dan mendokumentasikan masalah tersebut, sudah tentu wakil yang dilantik sepatutnya mampu menyelaraskan tindakan susulan dengan pihak berkuasa yang berkaitan.

Kebertanggungjawaban Adalah Sebahagian daripada Khidmat Awam

Ahli majlis perlu bekerjasama secara membina dengan pegawai majlis, tetapi kerjasama tidak boleh dijadikan alasan untuk tidak bertindak. Ahli majlis juga tidak sepatutnya sekadar menyampaikan aduan tanpa memeriksa sama ada tindakan telah diambil.

Peranan ini memerlukan inisiatif, ketekunan dan kebertanggungjawaban. Ahli majlis perlu menggalakkan penduduk mengambil bahagian dalam pemantauan kawasan kejiranan, membawa masalah berulang kepada jabatan yang berkaitan, membuat susulan terhadap aduan yang belum selesai dan merujuk perkara tersebut kepada Pihak Berkuasa Negeri apabila perlu.

Akhirnya, ahli majlis dilantik untuk mewakili rakyat. Keberkesanan mereka sepatutnya dinilai berdasarkan kesungguhan mereka memperjuangkan masalah penduduk dan membantu mendapatkan penyelesaian, bukannya semata-mata berdasarkan hubungan baik mereka dengan pihak berkuasa tempatan.

Tanggungjawab ahli majlis bukanlah melakukan setiap kerja sendiri, tetapi membantu memastikan masalah dikenal pasti, dilaporkan, dibuat susulan dan diselesaikan. Apabila pihak berkuasa tempatan gagal bertindak, ahli majlis tidak sepatutnya berdiam diri.

中文版（简体中文）

地方议员：人民的代表，还是市议会的附属人员？

地方议员受委任的目的，是代表社区居民的利益，而不是一味支持地方政府，或为其不足之处辩护。根据《1976年地方政府法令》第10条，地方议员由州政府当局委任。因此，衡量一名地方议员是否称职，应看他或她是否真正代表居民发声、向有关部门反映地方问题，并积极跟进，争取解决方案。

代表人民，而不只是转达投诉

地方议员应成为居民与地方政府之间的桥梁。当居民反映道路坑洞、沟渠阻塞、非法倾倒垃圾、垃圾收集服务欠佳或公共设施损坏等问题时，议员应协助确保有关问题得到关注，并持续跟进，直至问题获得解决。

这并不意味着地方议员必须亲自检查辖区内的每一条道路、每一条沟渠和每一项公共设施。要求一个人独自完成所有检查并不实际。相反，议员应与居民、社区组织及相关市议会部门合作，有系统地发现和处理问题。称职的议员也应主动协助地方政府发现问题，而不是等到居民正式投诉后才采取行动。

居民也能协助维护社区环境

在前地方议员李凯伦（Lee Khai Loon）任职期间，我曾建议定期进行道路审查，并由居民负责观察和记录各自社区道路的状况。

这个建议很简单：每天使用某条道路的居民，往往最容易发现路面坑洞、道路状况恶化、公共设施损坏及其他维修问题。他们可以将发现的问题报告给地方议员或相关市议会部门，以便采取行动。

这样的制度能够让社区共同分担监督工作，而不是把所有责任都放在一名议员身上。议员则可以协调居民提交的报告、跟进相关部门的处理进度，并确认必要的维修工作是否已经完成。这正是社区参与和有效地方代表制度相辅相成的方式。

地方政府不采取行动时，怎么办？

地方议员的责任不应在把投诉转交给市议会部门后就结束。如果有关部门一再未能解决问题，议员就应该继续跟进，并要求对方作出解释。

如果地方政府依然没有作出适当回应，议员就应该把尚未解决的问题提交给相关州政府当局，请求介入处理。《1976年地方政府法令》第9条授权州政府当局就影响地方政府辖区利益的事项，向地方政府发出一般性指示。这为州政府层面的监督提供了法律依据，但具体如何处理，仍须视个别情况而定。

原则很简单：不能因为相关部门没有采取行动，就任由问题长期存在。在适当情况下，州政府当局应介入处理，向地方政府了解情况，并采取必要措施，确保有关问题获得应有的关注。

我的经历：成为基层社区的眼睛和耳朵

虽然我不是地方议员，但我曾向前八打灵再也市长（MBPJ）反映地方问题，协助他了解基层的实际情况。根据我的亲身经历，他对这些问题作出了回应，并采取措施处理。这说明，即使是普通居民，也可以成为基层社区的眼睛和耳朵，协助地方政府发现需要关注的问题。

然而，我在另一个地区的经历却令人失望。我曾反映，某个社区内多个地点不断出现非法倾倒的垃圾堆。我不禁质疑，为什么这些垃圾堆几乎随处可见，却似乎没有引起有关方面的注意，也没有及时通知相关的垃圾管理承包商——KDEB Waste Management——前来清理。

问题没有通过有效的地方代表机制得到处理，最后反而变成我自己四处走动，拍摄这些垃圾堆的照片，以记录和证明实际情况。

重点并不是要求地方议员亲自巡查每一条街道，或亲自为每个问题拍照。真正值得追问的是：面对如此普遍的问题，为什么有关情况似乎一直没有得到关注或处理？尤其是在居民已经于一个有相关议员参与的聊天群组中提出投诉的情况下。

如果一名普通居民都能够发现并记录这些问题，那么受委任的民意代表理应能够协调相关部门，跟进处理并争取解决方案。

问责是公共服务的一部分

地方议员应该与市议会官员保持建设性的合作关系，但合作绝不能成为不采取行动的借口。议员也不应只是把投诉转交出去，却不检查有关部门是否已经采取行动。

这项工作需要主动性、坚持和责任感。议员应鼓励居民参与社区监督，把反复出现的问题提交给相关部门，持续跟进尚未解决的投诉，并在必要时把问题上报州政府当局。

归根结底，地方议员是受委任来代表人民的。他们的工作成效，应以他们是否认真追踪居民的问题、积极争取解决方案来衡量，而不应只看他们与地方政府维持了多么良好的关系。

地方议员的责任，不是亲自完成每一项工作，而是协助确保问题得到发现、报告、跟进和解决。当地方政府没有采取行动时，议员不应该保持沉默。